สรุป: สำรองทุกวันก่อนปิดร้านด้วยปุ่มเดียว ส่วนการกู้คืนทำให้งานหลังสำรองครั้งล่าสุดหายหมด ต้องปรึกษาผู้ดูแลก่อนเสมอ
ปุ่มทั้งหมดอยู่ที่กรอบ สำรอง/ กู้คืนฐานข้อมูล บนหน้าหลัก ทำกับ บริษัทที่เลือกอยู่ และต้องต่อเครื่อง Server ในวง LAN เดียวกัน (ต่อผ่านอินเทอร์เน็ตกดไม่ได้)
สำรองข้อมูลด้วยตัวเอง
- ดูแถบชื่อหน้าต่างให้แน่ใจว่าเลือกบริษัทถูก
- กด สำรองฐานข้อมูล (ปุ่มสีเขียว)
- ระบบถาม "ท่านต้องการสำรองฐานข้อมูลของ … ใช่หรือไม่?" กด Yes
- ถ้าเครื่องนี้ยังไม่เคยตั้งที่อยู่ฐานข้อมูล จะขึ้นหน้าต่างให้กรอกก่อน (ดูหัวข้อ "ตั้งที่เก็บไฟล์สำรอง" ด้านล่าง)
- รอแถบความคืบหน้าวิ่งจนครบ ขึ้น สำรองฐานข้อมูลสำเร็จ แล้วกด OK
- ระหว่างสำรอง เครื่องอื่นยังทำงานได้ แต่ห้ามปิดโปรแกรมเครื่องนี้จนกว่าจะเสร็จ
- มีหลายบริษัท ต้องเปลี่ยนบริษัทแล้วกดสำรองทีละบริษัท
สำรองอัตโนมัติตอนปิดโปรแกรม
- เครื่องสุดท้ายในร้านที่ปิดโปรแกรมด้วยปุ่ม ✕ ระบบจะถาม "ก่อนจบการทำงาน ท่านต้องการสำรองฐานข้อมูลหรือไม่?"
- กด Yes ระบบสำรองทั้งข้อมูลกลาง (ผู้ใช้ สิทธิ์ ค่าตั้ง) และบริษัทที่เปิดอยู่ แล้วปิดโปรแกรมเอง
ระบบ ไม่ถาม ถ้ายังมีเครื่องอื่นเปิดโปรแกรมอยู่ ปิดจากหน้าเข้าสู่ระบบ กดปุ่มออกจากระบบ หรือยังไม่ได้ตั้งที่อยู่ในการ Backup ในกรณีเหล่านี้ให้กดปุ่มสำรองเองที่หน้าหลัก
ตั้งที่เก็บไฟล์สำรอง (ผู้ดูแลระบบ)
- ที่หน้าหลัก กด เปลี่ยนแปลงที่อยู่ฐานข้อมูล
- กรอก 3 ช่อง
| ช่อง | ใส่อะไร |
|---|---|
| ที่อยู่ฐานข้อมูล: | โฟลเดอร์แชร์ที่เก็บไฟล์ฐานข้อมูล เช่น \\ชื่อเครื่องหลัก\โฟลเดอร์ |
| ที่อยู่ฐานข้อมูลจริงบนเครื่อง Server: | โฟลเดอร์เดียวกันแบบที่เครื่อง Server เห็น เช่น D:\โฟลเดอร์ |
| ที่อยู่ในการ Backup ฐานข้อมูล: | ที่เก็บสำเนาอีกชุด ควรเป็นดิสก์หรือเครื่องอื่น |
- กด ตกลง ขึ้น "แก้ไขที่อยู่ฐานข้อมูลเรียบร้อยแล้ว"
เมื่อตั้งที่อยู่ในการ Backup ไว้ ทุกครั้งที่สำรองระบบจะเก็บสำเนาย้อนหลัง 5 รอบ โฟลเดอร์ 0 ล่าสุด คือรอบล่าสุด ตามด้วยโฟลเดอร์ 1-4 ค่านี้ตั้งแยกรายเครื่อง ต้องตั้งทุกเครื่องที่กดสำรองหรือปิดโปรแกรมเป็นเครื่องสุดท้าย
กู้คืนข้อมูล
อันตรายที่สุดในโปรแกรม การกู้คืนจะย้อนข้อมูลทั้งบริษัทกลับไปวันที่สำรองครั้งล่าสุด งานทุกอย่างที่ทำหลังจากนั้นหายหมด และเครื่องอื่นที่ใช้งานอยู่จะหลุดทันที อย่ากดเองถ้าไม่แน่ใจ ปรึกษาผู้ดูแลระบบหรือทีมงานก่อนเสมอ
- ให้ทุกเครื่องในร้านออกจากโปรแกรม
- เลือกบริษัท และเลือก ปีทำการล่าสุด
- กด กู้คืนฐานข้อมูล (ปุ่มสีแดง)
- อ่านคำเตือนให้ครบ แล้วกด Yes (กด No = ยกเลิก ไม่มีอะไรเปลี่ยน)
- ขึ้น กู้คืนฐานข้อมูลสำเร็จ เครื่องอื่นต้องเข้าโปรแกรมใหม่
ปุ่มนี้กู้คืนเฉพาะข้อมูลบริษัท ไม่กู้ข้อมูลกลาง (ผู้ใช้ สิทธิ์ ค่าตั้ง) และกู้ปีเก่าไม่ได้ ถ้าต้องการให้ติดต่อทีมงาน
ปัญหาที่พบบ่อย
| อาการ | วิธีแก้ |
|---|---|
| สำรองฐานข้อมูลไม่สำเร็จ "… SQL Server หาโฟลเดอร์ปลายทางไม่เจอ …" | ช่อง ที่อยู่ฐานข้อมูลจริงบนเครื่อง Server ผิด หรือไดรฟ์นั้นไม่มีบนเครื่อง Server ให้แก้ที่อยู่ให้เป็น path บนเครื่อง Server |
| ข้อความเดียวกันแต่ผลตรวจบอกว่าเห็นโฟลเดอร์ และมีคำสั่ง icacls ในกล่อง | SQL Server ไม่มีสิทธิ์เขียนโฟลเดอร์ ที่เครื่อง Server เปิด Command Prompt แบบ Run as administrator วางคำสั่งที่ขึ้นในกล่อง แล้วสำรองใหม่ |
| สำเร็จแต่บอกว่าสำเนาไม่สำเร็จ | ไฟล์สำรองหลักปลอดภัย มีปัญหาเฉพาะที่อยู่ในการ Backup อ่านสาเหตุในกล่องแล้วแก้ |
| "มีเครื่องอื่นกำลังสำรองฐานข้อมูลอยู่ในขณะนี้ค่ะ" | อีกเครื่องกำลังสำรองอยู่ เครื่องนี้ข้ามรอบนี้ ข้อมูลไม่เสียหาย |
| "ไม่สามารถกู้คืนฐานข้อมูลได้ เนื่องจากไม่พบการสำรองฐานข้อมูลก่อนหน้านี้" | บริษัทนี้ยังไม่เคยสำรอง ไม่มีอะไรให้กู้ |
| "… มีการใช้งานฐานข้อมูลโดยผู้ใช้ท่านอื่นอยู่" | ยังมีเครื่องอื่นเปิดโปรแกรมอยู่ ให้ปิดทุกเครื่องก่อน |
| ที่เก็บสำเนาอยู่ใน OneDrive แล้วสำรองติดขัด | คลิกขวาโฟลเดอร์ที่เครื่องปลายทางเลือก Always keep on this device หรือย้ายที่เก็บออกนอก OneDrive |
กิจวัตรที่แนะนำ: สำรองทุกวันก่อนปิดร้าน ตรวจทุกสัปดาห์ว่าโฟลเดอร์ 0 ล่าสุด มีไฟล์ของวันล่าสุด และทุกปีสำรองแล้วเก็บแยกไว้อีกชุด เก็บไฟล์ของปีที่ปิดแล้วไว้อย่างน้อย 5 ปี
อ่านเพิ่มในคู่มือ
- 1.5.4 กรอบสำรอง/ กู้คืนฐานข้อมูล
- ภาคผนวก ค.5 กิจวัตรที่ควรทำ
- ภาคผนวก ค.6 เมื่อไหร่ควรโทรหาผู้ดูแลระบบทันที