บทที่ 1 · รู้จัก ChanaSoft และเข้าใช้งานครั้งแรก

บทนี้เขียนสำหรับคนที่เพิ่งเปิดโปรแกรมเป็นครั้งแรก อ่านจบแล้วจะเข้าใจว่าโปรแกรมนี้ทำอะไรได้บ้าง เข้าใช้งานอย่างไร หน้าจอแต่ละส่วนคืออะไร และหน้าหลักมีอะไรให้ใช้บ้าง

1.1 ChanaSoft คือโปรแกรมอะไร

ChanaSoft เป็นโปรแกรมบริหารจัดการธุรกิจแบบครบวงจร (ERP) สำหรับร้านค้าและบริษัทในประเทศไทย รวมงาน ขายหน้าร้าน · ขายเชื่อ · สั่งซื้อ · สต็อกสินค้า · บัญชี · ภาษี ไว้ในโปรแกรมเดียว ข้อมูลทุกอย่างเก็บอยู่ในฐานข้อมูลกลางเครื่องเดียว พนักงานหลายคนเปิดใช้พร้อมกันได้

จุดสำคัญที่ทำให้ ChanaSoft ต่างจากโปรแกรมขายทั่วไปคือ เอกสารทุกใบเชื่อมต่อกันเป็นสายงาน เปิดใบเสนอราคาแล้วส่งต่อเป็นใบสั่งขายได้ทันทีโดยไม่ต้องพิมพ์ใหม่ ส่งต่อเป็นใบส่งของ/ใบกำกับภาษีได้อีก และเมื่อบันทึกเอกสารขาย ระบบจะ ตัดสต็อกและลงบัญชีให้อัตโนมัติ โดยที่คนขายไม่ต้องรู้เรื่องบัญชีเลย

7 ระบบงานของ ChanaSoft

1.2 สามเรื่องที่ต้องเข้าใจก่อนเริ่ม

เรื่องที่ 1 · เครื่อง Server กับเครื่องลูก

ข้อมูลทั้งหมดไม่ได้อยู่ในเครื่องที่คุณนั่งทำงาน แต่อยู่ที่ เครื่อง Server เพียงเครื่องเดียว เครื่องอื่น ๆ ในร้าน (เรียกว่าเครื่องลูก) จะดึงข้อมูลจาก Server มาแสดง

สิ่งที่ตามมาคือ

• ถ้าเครื่อง Server ปิดอยู่ หรือสาย LAN หลุด เครื่องลูกจะเปิดโปรแกรมไม่ได้เลย
• เมื่อคุณบันทึกเอกสาร เครื่องอื่นจะเห็นข้อมูลทันที ไม่ต้องส่งไฟล์ให้กัน
• การสำรองข้อมูลต้องทำที่เครื่อง Server เท่านั้น (ดูหัวข้อ 1.5.4)

เรื่องที่ 2 · บริษัท และ ปีทำการ

ChanaSoft เก็บข้อมูลแยกเป็น บริษัท และภายในบริษัทแยกเป็น ปีทำการ อีกชั้นหนึ่ง

• ถ้าคุณมีหลายกิจการ (เช่น ร้านค้ากับบริษัทรับเหมา) แยกเป็นคนละบริษัทได้ ข้อมูลไม่ปนกัน
• ปีทำการคือรอบบัญชี เช่น ปี 2569 เอกสารที่เปิดในปีนี้จะอยู่ในปีทำการ 2569
• ก่อนทำงานทุกครั้ง ต้องดูให้แน่ใจว่าเลือกบริษัทและปีทำการถูกต้อง ไม่งั้นเอกสารจะไปโผล่ผิดที่

เรื่องที่ 3 · ผู้ใช้งานและสิทธิ์

พนักงานแต่ละคนควรมีชื่อผู้ใช้ของตัวเอง ไม่ควรใช้ชื่อร่วมกัน เพราะ

• ระบบบันทึกว่าใครเป็นคนเปิดเอกสารแต่ละใบ ตรวจสอบย้อนหลังได้
• กำหนดได้ว่าใครเห็นเมนูอะไร ใครแก้ราคาได้ ใครยกเลิกเอกสารได้
• เวลามีปัญหา จะรู้ว่าต้องถามใคร

1.3 เข้าสู่ระบบ

การเข้า ChanaSoft มี 2 ชั้น ชั้นแรกคือบอกโปรแกรมว่าฐานข้อมูลอยู่เครื่องไหน ชั้นที่สองคือบอกว่าคุณเป็นใคร

ขั้นที่ 1 · เชื่อมต่อ Server ฐานข้อมูล

เมื่อเปิดโปรแกรม จะพบกรอบ "Server ฐานข้อมูล" ให้กรอกตามนี้

ติ๊กถูก "จำชื่อ Instance" · "จำชื่อเพื่อเข้าสู่ฐานข้อมูล" · "จำรหัสผ่าน" ไว้ ครั้งต่อไปจะไม่ต้องกรอกซ้ำ แล้วกด ตกลง

ขั้นที่ 2 · เข้าสู่ระบบ ChanaSoft

เมื่อเชื่อมต่อ Server ได้แล้ว กรอบ "เข้าสู่ระบบ ChanaSoft" ด้านล่างจะใช้งานได้

1. ช่อง ระบุชื่อ กดลูกศรลงแล้วเลือกชื่อตัวเองจากรายการ
2. ช่อง รหัสผ่าน พิมพ์รหัสผ่านของคุณ
3. กด ตกลง หรือกด Enter

ถ้ากรอกถูกต้อง โปรแกรมจะเข้าสู่หน้าหลักทันที

1.4 ส่วนประกอบของหน้าจอ

เมื่อเข้าระบบสำเร็จ จะพบหน้าจอหลักแบบนี้

หน้าจอทุกหน้าของ ChanaSoft ใช้โครงเดียวกัน 4 ส่วน

ส่วนที่ 1 · แถบชื่อเรื่อง (บนสุด)

บอกข้อมูลสำคัญ 4 อย่างเรียงกันไป

ChanaSoft Full Package : 3.18.0132 (B220825692209) SERVER : THECHANA_MSI บริษัท ตัวอย่าง จำกัด ปีทำการ : 2569 (คุณ Admin)

ส่วนที่ 2 · แถบเมนูหลัก 7 หมวด

คลิกที่หมวดใดหมวดหนึ่ง แถบเมนูย่อยของหมวดนั้นจะปรากฏขึ้นมาเป็นแถวที่สอง และโปรแกรมจะเปิดหน้าจอแรกของหมวดนั้นให้ทันที

ปุ่มขวาสุด (รูปสวิตช์ไฟสีแดง) คือปุ่ม ออกจากระบบ ดูหัวข้อ 1.6

ส่วนที่ 3 · พื้นที่ทำงาน (ตรงกลาง)

เนื้อหาเปลี่ยนไปตามเมนูที่เลือก เป็นที่ที่คุณกรอกเอกสารและดูข้อมูลจริง ๆ

ส่วนที่ 4 · แถบสถานะ (ล่างสุด)

ซ้ายมือบอกชื่อผู้ใช้ที่ล็อกอินอยู่ ขวามือบอกวันเวลาที่เข้าระบบล่าสุด

1.5 หน้าหลัก ทีละกรอบ

หน้าหลักไม่ได้เป็นแค่หน้าต้อนรับ แต่รวมงานที่ต้องทำบ่อยไว้ 5 กรอบ

1.5.1 กรอบ "เลือกบริษัท"

กรอบสีแดงคือส่วนเลือกบริษัท กรอบสีน้ำเงินคือส่วนปิดบัญชีสิ้นปี (อธิบายในหัวข้อถัดไป)

เมื่อเปลี่ยนบริษัทหรือปีทำการ ระบบจะขึ้นข้อความว่า "เพื่อความถูกต้องของข้อมูล กรุณาเข้าสู่ระบบใหม่อีกครั้ง" แล้วพากลับไปหน้าล็อกอิน ให้ล็อกอินใหม่ตามปกติ ถือเป็นเรื่องปกติไม่ใช่ข้อผิดพลาด

1.5.2 กรอบ "ปิดบัญชีสิ้นปี"

ปุ่มเดียวชื่อ "ปิดบัญชีสิ้นปี โอนยอดยกไป (ทุกวันที่ 31 ธันวาคม)"

ใช้ตอนสิ้นปีบัญชี เพื่อสรุปยอดคงเหลือทั้งหมดของปีนี้ แล้วยกไปเป็นยอดตั้งต้นของปีหน้า ทั้งยอดสินค้าคงเหลือ ลูกหนี้ เจ้าหนี้ และยอดบัญชีทุกตัว

1.5.3 กรอบ "รายการสิ่งที่ต้องทำ"

สมุดจดงานในตัวโปรแกรม ใช้จดว่าใครต้องทำอะไร ภายในวันไหน คนอื่นที่เปิดโปรแกรมก็เห็นด้วย เหมาะกับงานฝากกันในร้าน เช่น "โทรทวงหนี้ร้าน ก. วันจันทร์" หรือ "สั่งยางล็อตใหม่ก่อนสิ้นเดือน"

คอลัมน์ในตาราง

วิธีเพิ่มรายการใหม่ — ทำตามนี้

1. กดปุ่ม เพิ่ม (หรือกด F2) จะได้บรรทัดว่างขึ้นมาใหม่
2. พิมพ์เรื่องที่ต้องทำในช่อง รายการ
3. ใส่ระดับความสำคัญและวันกำหนดเสร็จ (จะไม่ใส่ก็ได้)
4. กดปุ่ม บันทึก (หรือกด F9) — ถ้าไม่กดบันทึก รายการจะหายไป

วิธีลบรายการ

1. คลิกที่แถบสีเทาทางซ้ายมือของบรรทัดที่จะลบ เพื่อเลือกทั้งแถว
2. กดปุ่ม ลบ (หรือ F8)
3. กดปุ่ม บันทึก (F9) เพื่อยืนยัน

ถ้าลืมเลือกแถวก่อน ระบบจะเตือนว่า "กรุณาเลือกแถวข้อมูลที่ต้องการจะลบ ทางแถบซ้ายมือของตารางด้วยค่ะ"

1.5.4 กรอบ "สำรอง/ กู้คืนฐานข้อมูล"

กรอบนี้สำคัญที่สุดในหน้าหลัก เพราะเป็นตัวป้องกันข้อมูลทั้งกิจการหาย

ข้อความอื่นที่อาจเจอ

• "ไม่สามารถกู้คืนฐานข้อมูลได้ เนื่องจากไม่พบการสำรองฐานข้อมูลก่อนหน้านี้" — ยังไม่เคยสำรองเลย จึงไม่มีอะไรให้กู้คืน
• "ไม่สามารถกู้คืนฐานข้อมูลที่ไม่ใช่รอบบัญชีปัจจุบัน" — ไฟล์สำรองที่เลือกเป็นของคนละปีทำการ

1.5.5 กรอบ "เรื่องเร่งด่วน"

แถบล่างสุดของหน้าหลัก สรุปเรื่องที่ต้องรีบจัดการไว้ 3 ตาราง ระบบดึงข้อมูลสดทุกครั้งที่เข้าหน้าหลัก

ปุ่มลูกศร ◀ และ ▶ ที่ขอบซ้าย-ขวา ใช้เลื่อนดูรายการหน้าถัดไป

1.6 ออกจากระบบ

กดปุ่มสวิตช์ไฟสีแดงขวาสุดของแถบเมนูหลัก

• ถ้ายังกรอกเอกสารค้างไว้แล้วยังไม่บันทึก ระบบจะถามว่า "ท่านยังไม่ได้บันทึกข้อมูล ยังคงยืนยันออกจากระบบหรือไม่?" ตอบ No เพื่อกลับไปบันทึกก่อน หรือ Yes ถ้ายอมทิ้งข้อมูลนั้น
• โปรแกรมจะปิดหน้าจอที่เปิดค้างอยู่ แล้วกลับไปหน้าล็อกอิน แต่ตัวโปรแกรมยังเปิดอยู่ คนถัดไปล็อกอินต่อได้เลยโดยไม่ต้องเปิดโปรแกรมใหม่

1.7 ถ้าเปิดโปรแกรมไม่ได้ ให้ไล่ตามนี้

บทที่ 2 · หน้าจอเอกสารทำงานอย่างไร

2.1 ผังหน้าจอเอกสาร 11 ส่วน

ตัวอย่างต่อไปนี้เป็นหน้า ใบเสนอราคา แต่หน้าอื่นก็วางเหมือนกันหมด

2.2 สองโหมด — เรื่องที่ผู้ใช้ใหม่สับสนที่สุด

หน้าจอเอกสารมี 2 โหมด หน้าตาคล้ายกันมาก แต่ทำอะไรได้ต่างกันคนละเรื่อง ถ้าแยกสองโหมดนี้ออก จะเลิกงงกับ ChanaSoft ไปได้ครึ่งหนึ่ง

โหมดที่ 1 · โหมดดูเอกสาร (เปิดหน้ามาจะอยู่โหมดนี้เสมอ)

• ใช้เปิดดูเอกสารที่บันทึกไว้แล้ว เลื่อนดูทีละใบ ค้นหา และสั่งพิมพ์
• พิมพ์แก้อะไรไม่ได้เลย ทุกช่องล็อกไว้หมด — ไม่ใช่โปรแกรมเสีย แต่เป็นการป้องกันแก้ข้อมูลโดยไม่ตั้งใจ
• ปุ่มที่ใช้ได้: เพิ่ม · แก้ไข · ยกเลิก อ. · รีเฟรช · ลบ · ปุ่มเลื่อนดู · ปุ่มพิมพ์ · ปุ่ม Post

โหมดที่ 2 · โหมดกรอกเอกสาร (หลังกดปุ่มเพิ่มหรือแก้ไข)

• ใช้กรอกเอกสารใหม่ หรือแก้เอกสารเดิม
• ช่องต่าง ๆ ปลดล็อกให้พิมพ์ได้
• ปุ่มที่ใช้ได้เหลือแค่ ยกเลิก กับ บันทึก — ปุ่มอื่นจะเป็นสีจาง กดไม่ได้

วิธีดูว่าตอนนี้อยู่โหมดไหน — สังเกต 4 จุดนี้

2.3 ปุ่มลัดที่ใช้ได้เกือบทุกหน้าจอ

ตารางนี้สรุปจากการอ่านโค้ดของ 33 หน้าจอเอกสาร เลข "กี่หน้าจอ" บอกว่าปุ่มนั้นใช้ได้กี่หน้า ปุ่มที่ใช้ได้ 20 หน้าจอขึ้นไป ถือว่าจำไว้ใช้ได้ทั้งโปรแกรม

โหมดดูเอกสาร

โหมดกรอกเอกสาร

2.4 ค้นหาเอกสารเก่า

กด F5 หรือคลิก ปุ่มแว่นขยาย มุมซ้ายบน จะได้หน้าต่างค้นหาแบบนี้

วิธีใช้ — ทำตามนี้

1. เลือกประเภทการค้นหาจากช่องซ้ายมือ (เช่น ค้นจากลูกค้าทั้งหมด)
2. พิมพ์คำที่ต้องการค้นในช่องกลาง แล้วกด Enter หรือกดปุ่มแว่นขยาย
3. ใช้ กรองข้อมูล ทางขวาเพื่อจำกัดผลลัพธ์ให้แคบลง เช่น เลือกเฉพาะจังหวัด
4. เจอแถวที่ต้องการแล้ว ดับเบิลคลิกที่แถวนั้น เพื่อเลือก

2.5 สร้างเอกสารใหม่ — ขั้นตอนมาตรฐาน

ขั้นตอน 7 ข้อนี้ใช้ได้กับเอกสารทุกชนิดในโปรแกรม

1. กด F2 (หรือปุ่ม เพิ่ม) → เลขที่เอกสารจะเปลี่ยนเป็น [AUTO] แถบปุ่มลัดโผล่ขึ้นมา
2. ระบุคู่ค้า — คลิกช่องรหัสลูกค้า/ผู้ขาย แล้วกด F5 เพื่อค้นหา ดับเบิลคลิกเลือก ระบบจะเติมชื่อ ที่อยู่ เงื่อนไขชำระเงิน และระดับราคาของลูกค้ารายนั้นให้อัตโนมัติ
3. ตรวจวันที่ — ระบบใส่วันที่วันนี้ให้ ถ้าต้องการย้อนวัน ให้แก้ที่ช่องวันที่
4. ใส่สินค้า — เลือกวิธีใดวิธีหนึ่ง
• ยิงบาร์โค้ดที่ช่อง ที่อ่านบาร์โค้ด (เร็วที่สุด)
• กด F2 เพิ่มบรรทัด แล้วกด F5 ค้นหาสินค้า ดับเบิลคลิกเลือก
• พิมพ์รหัสสินค้าลงช่องรหัสสินค้าโดยตรง แล้วกด Enter
5. แก้จำนวนและราคา — คลิกที่ช่องแล้วพิมพ์ทับ · ระบบคำนวณจำนวนเงินให้ทันที
6. ใส่ข้อมูลท้ายเอกสาร (ถ้ามี) — ส่วนลดท้ายบิล ขนส่งโดย หมายเหตุ และเลือกว่า รวม VAT ในราคาสินค้า หรือ แยก VAT จากราคาสินค้า
7. กด F9 บันทึก — ระบบจะออกเลขที่เอกสารจริงให้ และบันทึกลงฐานข้อมูล

ตัวเลือก VAT — จุดที่ผิดกันบ่อยที่สุด

เลือกผิด ยอดสุทธิจะต่างกันประมาณ 7% ให้ตรวจยอด สุทธิ มุมขวาล่างก่อนกดบันทึกทุกครั้ง

2.6 การ Post — ส่งเอกสารต่อไปขั้นถัดไป

นี่คือความสามารถที่ทำให้ ChanaSoft ประหยัดเวลาที่สุด ไม่ต้องพิมพ์เอกสารซ้ำ

เช่น ลูกค้าตกลงซื้อตามใบเสนอราคาแล้ว คุณไม่ต้องพิมพ์ใบสั่งขายใหม่ตั้งแต่ต้น แค่เปิดใบเสนอราคาใบนั้น แล้วกดปุ่ม "Post : ใบสั่งขาย" ระบบจะสร้างใบสั่งขายที่มีข้อมูลครบทุกอย่างให้ทันที

สายการ Post ในระบบขาย

ใบเสนอราคา ──> ใบสั่งขาย ──> ใบส่งของ/ใบกำกับภาษี ──> ใบเสร็จรับเงิน

สายการ Post ในระบบซื้อ

ใบสั่งซื้อ ──> ใบรับของ ──> ใบกำกับภาษี ──> จ่ายชำระหนี้

วิธี Post — ทำตามนี้

1. เปิดเอกสารต้นทางขึ้นมา (ใช้ F5 ค้นหา)
2. กดปุ่ม Post : \<ชื่อเอกสารปลายทาง\> ที่มุมซ้ายบน
3. ระบบถาม "ท่านต้องการ Post : ใบสั่งขาย หรือไม่?" → ตอบ Yes
4. ระบบสร้างเอกสารปลายทางให้ พร้อมข้อมูลลูกค้าและรายการสินค้าครบ
5. ตรวจความถูกต้อง แก้ไขเพิ่มเติมถ้าจำเป็น แล้วกด F9 บันทึก

ป้ายสถานะมุมขวาของเอกสาร

ถ้าต้องแก้เอกสารที่ POST ไปแล้ว

ระบบจะเตือนว่า "รายการที่ท่านต้องการแก้ไข ได้ถูกยกเลิกไปแล้ว หากต้องการแก้ไข ให้ทำการ ดึงข้อมูลกลับ โดยการ 'ยกเลิกการ Post' ก่อนค่ะ"

1. กดปุ่ม "ยกเลิกการ Post" ที่มุมซ้ายบน
2. ระบบจะดึงข้อมูลกลับ และลบเอกสารปลายทางที่สร้างไว้
3. แก้ไขเอกสารต้นทางตามต้องการ แล้วบันทึก
4. กด Post ใหม่อีกครั้ง

2.7 ยกเลิกเอกสาร กับ ลบเอกสาร ต่างกันอย่างไร

สองคำนี้ฟังคล้ายกัน แต่ผลต่างกันมาก เลือกผิดแล้วกู้คืนไม่ได้

2.8 สั่งพิมพ์เอกสาร

ปุ่มพิมพ์อยู่มุมซ้ายล่าง มีเลข 1 2 3 กำกับ หมายถึงแบบฟอร์มที่ตั้งค่าไว้คนละแบบ เช่น แบบฟอร์มที่ 1 เป็นกระดาษหัวจดหมายบริษัท แบบฟอร์มที่ 2 เป็นกระดาษเปล่า

ตัวเลขข้าง พิมพ์1 : 0 บอกว่าเอกสารใบนี้ถูกพิมพ์ด้วยแบบฟอร์มนั้นไปแล้วกี่ครั้ง ใช้ตรวจได้ว่าเอกสารเคยถูกพิมพ์ส่งลูกค้าไปแล้วหรือยัง

ถ้ายังไม่เคยตั้งค่าเครื่องพิมพ์ จะขึ้นว่า "กรุณาตั้งค่าเครื่องพิมพ์ที่ 1 ก่อนทำการสั่งพิมพ์รายงานค่ะ"

2.9 ข้อความแจ้งเตือนที่เจอบ่อยทุกหน้าจอ

บทที่ 3 · ขายหน้าร้าน (POS)

ระบบ POS ใช้กับการขายหน้าร้านที่รับเงินทันที ออกแบบมาให้ทำงานเร็วที่สุด ถ้าเป็นการขายเชื่อที่ต้องเก็บเงินทีหลัง ให้ใช้ระบบขายในบทที่ 4 แทน

3.1 เมนูในหมวด POS

3.2 เข้าสู่ระบบ POS

POS มีล็อกอินแยกอีกชั้นหนึ่ง ต่างจากตอนเข้าโปรแกรม เพราะแคชเชียร์แต่ละคนต้องรับผิดชอบเงินในลิ้นชักของตัวเอง

1. เลือกชื่อตัวเองในช่อง ระบุชื่อ
2. ใส่ รหัสผ่าน
3. กด ตกลง

3.3 เปิดร้าน · ตั้งเงินทอนตั้งต้น

เมื่อเข้า POS ครั้งแรกของวัน ระบบจะขึ้นกล่อง "ระบุจำนวนเงิน" ให้บอกว่าในลิ้นชักมีเงินทอนเท่าไร

ใส่เสร็จกดปุ่มเครื่องหมายถูกสีเขียว · ปุ่ม ประวัติ ใช้ดูย้อนหลังว่าวันก่อน ๆ ตั้งเงินทอนไว้เท่าไร

3.4 ผังหน้าจอ POS

3.5 เคสจริง · ขายหน้าร้าน 1 บิล ตั้งแต่เปิดบิลถึงทอนเงิน

หัวข้อนี้เดินให้ดูจริงทุกขั้น ตัวเลขทั้งหมดเป็นของจริงจากการทำรายการในระบบ

โจทย์ — ลูกค้าเดินเข้าร้านซื้อท่อ PVC 2 อย่าง จ่ายเงินสดแบงก์ 500

ขั้นที่ 1 · เปิดบิลใหม่

กด F2 สังเกต 3 จุดที่บอกว่าเข้าโหมดกรอกแล้ว

• เลขที่เอกสารเป็น `[AUTO]` (ระบบจะออกเลขจริงให้ตอนบันทึก)
• ยอดตัวใหญ่กลางจอเป็น 0.00
• แถบปุ่มลัด F2 F3 F5 Ctrl+F5 F6 F8 โผล่ขึ้นมาใต้หัวบิล

ขั้นที่ 2 · ระบุลูกค้าหรือระดับราคา — ข้ามไม่ได้

ต้องระบุก่อนใส่สินค้าเสมอ ถ้าข้ามไปใส่สินค้าเลย ระบบจะเตือนว่า

ทำได้ 2 แบบ แล้วแต่ว่าลูกค้าเป็นใคร

แบบที่ 1 · ลูกค้าทั่วไปที่เดินเข้าร้าน (ไม่มีในทะเบียน)

กดลูกศรลงที่ช่องรหัสลูกค้า จะได้เลือกว่าจะขายด้วยราคาระดับไหน

R ย่อมาจากขายปลีก (Retail) W คือขายส่ง (Wholesale) ตรงกับราคา 5 ระดับที่ตั้งไว้ในทะเบียนสินค้า (บทที่ 6)

แบบที่ 2 · ลูกค้าที่มีในทะเบียน

คลิกช่องรหัสลูกค้าแล้วกด F5 ค้นหา ดับเบิลคลิกเลือก ระบบจะดึงระดับราคาของลูกค้ารายนั้นมาให้เอง ไม่ต้องเลือกระดับราคาซ้ำ

ขั้นที่ 3 · ใส่สินค้า

วิธีที่เร็วที่สุดคือยิงบาร์โค้ด — เอาเครื่องอ่านยิงที่สินค้า ตัวสินค้าจะเข้ารายการทันที ยิงซ้ำตัวเดิม ระบบจะเพิ่มจำนวนให้เอง

ถ้าสินค้าไม่มีบาร์โค้ด ให้กด F2 เพิ่มบรรทัดใหม่ แล้วกด F5 ค้นหา

พิมพ์รหัสหรือชื่อสินค้า กดปุ่มแว่นขยาย แล้วดับเบิลคลิกที่แถวที่ต้องการ

สังเกตว่าสินค้าตัวเดียวกันขึ้นมาหลายบรรทัด เพราะมีหลายหน่วยนับ (กล่อง / โหล / อัน) คนละราคา เลือกให้ตรงกับที่ลูกค้าซื้อจริง

ขั้นที่ 4 · แก้จำนวน

ดับเบิลคลิกที่ช่อง จำนวน ลบค่าเดิมออกให้หมดก่อน แล้วพิมพ์จำนวนจริง

ระบบคำนวณจำนวนเงินให้ทันที และยอดตัวใหญ่กลางจอจะอัปเดตตาม

ขั้นที่ 5 · รับเงิน

กด F9 (ปุ่มบันทึก) หน้าต่างรับชำระเงินจะเปิดขึ้น

ในเคสนี้ลูกค้ายื่นแบงก์ 500 มา จึงใส่ 500.00 ในช่องรับเงิน

แล้วกดปุ่ม บันทึก — ระบบจะคำนวณเงินทอนให้ (500 − 300 = ทอน 200 บาท) ลิ้นชักเปิด และพิมพ์บิล

ขั้นที่ 6 · ขายเสร็จ

แถบสถานะเปลี่ยนเป็นสีเขียว "ชำระเงินแล้ว" และเลขที่เอกสารเปลี่ยนจาก [AUTO] เป็นเลขจริง

ปุ่ม แก้ช่องทางชำระ ข้าง ๆ ใช้ตอนกดช่องทางผิด เช่น ลูกค้าโอนแต่กดเป็นเงินสด

3.6 เคสอื่นที่เจอหน้าร้านบ่อย

ลูกค้ากำลังจ่ายเงินแล้วนึกได้ว่าลืมหยิบของ

ไม่ต้องยกเลิกบิล ให้ พักบิล ไว้ก่อน แล้วขายคนถัดไปได้เลย

ระบบจะถาม "ท่านต้องการดึงบิลปัจจุบัน ไปพักไว้ก่อนหรือไม่?" → ตอบ Yes เมื่อพักสำเร็จจะขึ้นว่า "พักบิลเรียบร้อยแล้ว"

ลูกค้าเอาของมาคืน

ใช้เมนู รับคืนสินค้า ในหมวด POS

1. เข้าเมนู รับคืนสินค้า
2. ใส่เลขที่บิลเดิมที่ลูกค้าเอามาคืน ระบบจะดึงรายการในบิลนั้นมาให้
• ถ้าลูกค้าไม่มีบิล ให้ติ๊ก คืนสินค้าโดยไม่มีใบกำกับภาษี แล้วกรอกรายการเอง
3. เลือกรายการและจำนวนที่รับคืนจริง
4. กด F9 บันทึก แล้วคืนเงินให้ลูกค้า — สินค้ากลับเข้าสต็อกอัตโนมัติ

เงินในลิ้นชักมากไป หรือเงินทอนไม่พอ

ทั้งสองรายการถูกบันทึกไว้ ทำให้ตอนปิดร้านยอดเงินในลิ้นชักตรงกับที่ระบบคำนวณ

ปุ่ม ผู้จัดการ ใช้ทำรายการที่ต้องใช้สิทธิ์สูงกว่าแคชเชียร์ เช่น ยกเลิกบิล หรือให้ส่วนลดพิเศษ ถ้าสิทธิ์ไม่พอจะขึ้น "สิทธิ์ในการใช้งานของท่าน ไม่ถึงระดับผู้จัดการ กรุณาลองใหม่อีกครั้ง"

ปุ่ม พักจอ ใช้ตอนลุกจากเครื่องชั่วคราว หน้าจอจะดำเพื่อไม่ให้คนอื่นเห็นข้อมูล

3.7 ปิดร้าน · ส่งเงินและสรุปยอด

ทำตามนี้ทุกวันก่อนปิดร้าน

1. กดปุ่ม ส่งเงิน / ออก เพื่อส่งเงินทั้งหมดในลิ้นชัก
2. ระบบแสดงยอดที่ควรมี ให้นับเงินจริงเทียบ
3. ถ้าตรง กดยืนยัน จะขึ้น "ส่งเงินเรียบร้อยแล้ว"
4. ไปที่เมนู ใบสรุปยอดขาย พิมพ์รายงานสรุปประจำวัน
5. กลับไปหน้าหลัก แล้ว สำรองฐานข้อมูล

3.8 ตั้งค่าเครื่องบันทึกเงินสด

หน้านี้เป็นงานของผู้ดูแลระบบ ตั้งครั้งเดียวตอนติดตั้งเครื่อง

• รหัสเครื่อง — เลขประจำเครื่อง POS แต่ละตัว ใช้แยกว่ายอดขายมาจากเครื่องไหน
• เครื่องพิมพ์บิล — เลือกเครื่องพิมพ์และรูปแบบบิล
• ลิ้นชักเงินสด — ตั้งว่าเปิดเมื่อไหร่
• จอที่ 2 — จอที่หันให้ลูกค้าดูราคา

3.9 ข้อความแจ้งเตือนเฉพาะ POS

บทที่ 4 · ระบบขาย (ขายเชื่อ)

ระบบขายใช้กับการขายที่ไม่ได้รับเงินสดทันที เช่น ขายส่ง ขายให้หน่วยงานราชการ ขายเป็นเครดิต 30 วัน หรือขายที่ต้องเสนอราคาก่อน ถ้าเป็นการขายหน้าร้านรับเงินทันที ให้ใช้ระบบ POS ในบทที่ 3 แทน

4.1 สายงานเอกสารในระบบขาย

เอกสารในระบบขายเรียงต่อกันเป็นสายงาน แต่ละใบส่งต่อ (Post) ไปเป็นใบถัดไปได้โดยไม่ต้องพิมพ์ใหม่

ใบเสนอราคา ──► ใบสั่งขาย ──► ใบส่งของ/ใบกำกับภาษี ──► รับชำระเงิน ──► ใบเสร็จรับเงิน
                                      │
                                      └──► ใบวางบิล (รวมหลายใบไปเก็บเงินทีเดียว)

ไม่จำเป็นต้องใช้ครบทุกใบ เลือกเฉพาะที่ธุรกิจต้องใช้จริง

4.2 เคสจริง · ขายเชื่อครบวงจรตั้งแต่ต้นจนได้เงิน

หัวข้อนี้เดินให้ดูจริงทุกขั้นตอน ตั้งแต่ลูกค้าโทรมาขอราคา จนเก็บเงินเข้าบริษัท ตัวเลขและภาพทั้งหมดเป็นของจริงจากการทำรายการในระบบ

โจทย์ — ลูกค้า หจก.ดาวทอง เซ็นเตอร์ โทรมาขอราคาท่อ PVC 2 รายการ

ขั้นที่ 1 · เปิดใบเสนอราคาใหม่

ไปที่เมนู ระบบขาย → ใบเสนอราคา แล้วกด F2

สังเกตว่าเลขที่เอกสารเปลี่ยนเป็น [AUTO] และแถบปุ่มลัดโผล่ขึ้นมา แปลว่าเข้าโหมดกรอกแล้ว

ขั้นที่ 2 · เลือกลูกค้า

คลิกที่ช่อง รหัสลูกค้า แล้วกด F5 จะเปิดหน้าต่างค้นหา พิมพ์คำที่จำได้ (ในตัวอย่างพิมพ์ว่า ดาวทอง) แล้วกดปุ่มแว่นขยาย

จำนวนรายการลดจาก 6,924 เหลือ 26 ทันที ดับเบิลคลิกที่แถวลูกค้าที่ต้องการเพื่อเลือก

ระบบจะเติมชื่อลูกค้า ผู้ติดต่อ และเงื่อนไขการชำระเงินของลูกค้ารายนั้นมาให้อัตโนมัติ

ขั้นที่ 3 · ใส่สินค้า

กด F2 เพื่อเพิ่มบรรทัดใหม่ แล้วกด F5 เพื่อค้นหาสินค้า พิมพ์รหัสหรือชื่อสินค้าแล้วกดแว่นขยาย

สังเกตว่าสินค้ารหัสเดียวกันขึ้นมาหลายบรรทัด เพราะ 1 สินค้ามีได้หลายหน่วยนับ

เลือกหน่วยให้ตรงกับที่ลูกค้าสั่ง เพราะราคาต่อหน่วยต่างกัน และระบบจะตัดสต็อกตามอัตราส่วนที่ตั้งไว้ให้เอง

ตัวเลขในคอลัมน์ สินค้าคงเหลือ บอกของในคลัง พื้นสีส้มคือเหลือน้อย

ดับเบิลคลิกเลือกสินค้า แล้วแก้ จำนวน โดยดับเบิลคลิกที่ช่องจำนวน ลบค่าเดิมออกก่อนแล้วพิมพ์ใหม่ ทำซ้ำจนครบทุกรายการ

ขั้นที่ 4 · บันทึกใบเสนอราคา

กด F9 ระบบจะออกเลขที่เอกสารจริงให้แทน [AUTO] และกลับสู่โหมดดูเอกสารเอง

ตอนนี้พิมพ์ส่งลูกค้าได้ด้วยปุ่มพิมพ์มุมซ้ายล่าง (แนะนำให้กดปุ่มแว่นขยายดูตัวอย่างก่อน)

ขั้นที่ 5 · ลูกค้าตกลงซื้อ → Post เป็นใบสั่งขาย

ไม่ต้องพิมพ์ใบสั่งขายใหม่ เปิดใบเสนอราคาใบเดิมขึ้นมา แล้วกดปุ่ม Post : ใบสั่งขาย มุมซ้ายบน

ตอบ Yes ระบบจะแจ้งว่าสร้างใบสั่งขายให้แล้ว

ไปดูที่เมนู ใบสั่งขาย จะพบเอกสารใหม่ที่มีลูกค้าและรายการสินค้าครบเหมือนเดิมทุกอย่าง

สังเกต 3 จุดที่ต่างจากใบเสนอราคา

• แถบแดงซ้ายบนบอก ค้างชำระ : 1,800.00
• มีปุ่ม ชำระเงิน สีเขียวมุมขวาบน
• มีปุ่ม ยกเลิกการ Post ไว้ดึงข้อมูลกลับถ้าต้องแก้

ขั้นที่ 6 · ตั้งค่า VAT

ในตัวอย่างนี้ช่อง VAT ยังเป็น 0.00 ทั้งที่เลือก แยก VAT จากราคาสินค้า ไว้แล้ว เพราะยังไม่ได้กำหนดอัตรา VAT ของเอกสารใบนี้

กด F4 เข้าโหมดแก้ไข แล้วคลิกปุ่ม VAT เล็ก ๆ ที่อยู่หน้าช่องยอด VAT

ช่องกรอกแบ่งเป็น [หลักสิบ][หลักหน่วย] . [ทศนิยม] ตั้งเป็น 07.00 แล้วกดตกลง ระบบจะถามยืนยันว่า "ท่านต้องการตั้งค่า VAT = 7.00% และจะใช้สำหรับเอกสารนี้เท่านั้น ใช่หรือไม่?" → ตอบ Yes

ยอดจะคำนวณใหม่ทันที

อย่าลืมกด F9 บันทึก

ขั้นที่ 7 · รับชำระเงิน

กดปุ่ม ชำระเงิน สีเขียวมุมขวาบน จะเปิดหน้าต่างรับชำระ

หน้าต่างนี้แสดงบิลค้างชำระทั้งหมดของลูกค้ารายนั้น ไม่ใช่เฉพาะใบที่เปิดอยู่ และติ๊กเลือกไว้ให้หมดทุกใบ

วิธีรับชำระเฉพาะบางบิล — ทำตามนี้

1. คลิกช่องติ๊กหัวตารางหนึ่งครั้ง เพื่อยกเลิกการเลือกทั้งหมด (ยอดชำระจะกลายเป็น 0.00)
2. ติ๊กเฉพาะบิลที่ลูกค้าจ่ายจริง — ยอดชำระจะรวมให้ตามที่เลือก
3. เลือกวิธีปัดเศษ (ปัดขึ้น / ปัดลง / ปัดเศษ 0.5 / ไม่ปัด)
4. คลิกช่อง รับเงิน แล้วพิมพ์จำนวนเงินที่ได้รับจริง
5. เลือกช่องทางรับเงิน — เงินสด · QR CODE · เงินโอน · บัตรเครดิต
6. ตรวจ วันที่รับเงิน ให้ถูกต้อง
7. กดปุ่ม บันทึก

ระบบจะแสดงเงินทอนให้

จากนั้นจะให้เลือกรูปแบบการพิมพ์ใบเสร็จ

เมื่อบันทึกเสร็จ แถบสถานะบนเอกสารจะเปลี่ยนเป็นสีเขียวพร้อมเลขที่ใบรับเงิน

สรุปเคสนี้ — จากใบเสนอราคาถึงเงินเข้าบริษัท พิมพ์ข้อมูลสินค้าแค่ครั้งเดียวในขั้นที่ 3 เท่านั้น ที่เหลือระบบส่งต่อให้ทั้งหมด

4.3 ใบเสนอราคา

ใช้ตอนไหน — ลูกค้าขอราคาก่อนตัดสินใจซื้อ ยังไม่มีการผูกพันใด ๆ ไม่ตัดสต็อก ไม่ลงบัญชี

ช่องกรอกทีละช่อง

ปุ่มเฉพาะของหน้านี้

4.4 ใบสั่งซื้อ (ใบจอง)

ใช้ตอนไหน — ลูกค้าสั่งจองสินค้าไว้ล่วงหน้า อาจวางมัดจำ และจะมารับของภายหลัง ต่างจากใบสั่งขายตรงที่ใบจองเน้นการกันของไว้ให้ลูกค้า

เหมาะกับ ธุรกิจสั่งทำ · สินค้าที่ต้องรอของเข้า · ลูกค้าจองไว้ก่อนเทศกาล

4.5 ใบสั่งขาย

ใช้ตอนไหน — ลูกค้ายืนยันสั่งซื้อแล้ว แต่ยังไม่ได้ส่งของ ใช้เป็นใบสั่งงานให้คลังเตรียมของ

ช่องเหมือนใบเสนอราคา แต่เพิ่มมาคือ

ปุ่มเฉพาะ — Post : ใบกำกับฯ (ส่งของแล้วออกใบกำกับ) · ยกเลิกการ Post · ชำระเงิน

4.6 ใบส่งของ / ใบกำกับภาษี

ใช้ตอนไหน — ส่งของให้ลูกค้าจริง เอกสารใบนี้เป็นใบกำกับภาษีตามกฎหมาย

สิ่งที่เกิดขึ้นทันทีที่กดบันทึก

1. ตัดสต็อก — สินค้าลดจากคลังตามจำนวนในเอกสาร
2. ลงบัญชีอัตโนมัติ — บันทึกรายได้ ลูกหนี้ ภาษีขาย ตามผังบัญชีที่ตั้งไว้
3. เกิดภาษีขาย — ยอดนี้จะเข้ารายงานภาษีขายของเดือนนั้น

4.7 ใบเสร็จรับเงิน

ใช้ตอนไหน — ออกให้ลูกค้าเป็นหลักฐานว่าได้รับเงินแล้ว

คอลัมน์ในตาราง

4.8 ใบวางบิล

ใช้ตอนไหน — ลูกค้าที่ซื้อเชื่อหลายครั้งในเดือน ต้องรวมบิลทั้งหมดไปวางทีเดียวตามรอบที่ตกลงกัน

วิธีทำ — ทำตามนี้

1. กด F2 เพิ่มใบวางบิลใหม่
2. เลือก รหัสลูกค้า ระบบจะดึงบิลค้างของลูกค้ารายนั้นขึ้นมาให้
3. เลือก ประเภทใบวางบิล (ประเภท 1 / ประเภท 2 — ต่างกันที่รูปแบบฟอร์มที่พิมพ์)
4. เลือกช่วงบิลที่จะวาง จากตัวเลือกสำเร็จรูป
• Manual — ติ๊กเลือกเองทีละใบ
• ครบกำหนดแล้ว — เฉพาะบิลที่เลยกำหนดชำระ
• ครบกำหนดใน 7 วัน / 15 วัน
• ครบกำหนดในสิ้นเดือนนี้ / สิ้นเดือนหน้า
5. ตรวจยอดรวม แล้วกด F9 บันทึก
6. พิมพ์ส่งลูกค้า

ช่อง กรุณาโอนเข้าบัญชี ด้านล่างจะไปพิมพ์บนใบวางบิล ให้ลูกค้ารู้ว่าโอนเงินไปที่ไหน

เมื่อลูกค้าจ่ายแล้ว กดปุ่ม ชำระเงิน สถานะจะเปลี่ยนเป็น จ่ายเงินแล้ว

4.9 รับคืนสินค้า

ใช้ตอนไหน — ลูกค้าเอาของมาคืน ไม่ว่าจะเพราะของเสีย ส่งผิด หรือสั่งเกิน

สองกรณีที่ต่างกัน

สิ่งที่เกิดขึ้น — สินค้าคืนกลับเข้าสต็อก และเกิดยอดที่ต้องคืนให้ลูกค้า

• ถ้าคืนเงินสดให้ลูกค้าเลย → กดปุ่ม คืนเงิน
• ถ้าหักกับหนี้ที่ลูกค้าค้างอยู่ → กด Post : ใบลดหนี้ เพื่อออกใบลดหนี้

4.10 ใบลดหนี้ และ ใบเพิ่มหนี้

ทั้งคู่มีผลทางภาษี ต้องอ้างอิงใบกำกับภาษีเดิมเสมอ และจะเข้ารายงานภาษีขายของเดือนที่ออก

4.11 ลูกค้า

เมนู ลูกค้า มี 3 หน้าจอย่อย

ทะเบียนลูกค้า

เก็บข้อมูลลูกค้าทั้งหมด — รหัส ชื่อ ที่อยู่ เลขประจำตัวผู้เสียภาษี เบอร์โทร เงื่อนไขเครดิต และระดับราคา

การ์ดลูกหนี้

แสดงรายการเคลื่อนไหวของลูกค้าทีละราย — ซื้ออะไร เมื่อไหร่ จ่ายแล้วเท่าไร เหลือค้างเท่าไร ใช้ตอนลูกค้าโทรมาถามว่า "ผมค้างอยู่เท่าไร" หรือเวลาต้องกระทบยอดกับลูกค้า

สรุปข้อมูลลูกหนี้

สรุปยอดค้างของลูกค้าทุกรายในหน้าเดียว มักแบ่งตามอายุหนี้ (ค้าง 30/60/90 วัน) ใช้ดูภาพรวมว่าเงินจมอยู่ที่ใครบ้าง และควรตามใครก่อน

4.12 รายงานระบบขาย

หน้า รายงาน รวมรายงานของระบบขายไว้เป็นตารางปุ่ม กดปุ่มเพื่อเลือกช่วงวันที่แล้วสั่งพิมพ์ได้ทันที

รายงานที่ใช้บ่อย

• รายงานยอดขายตามช่วงวันที่ · แยกตามลูกค้า · แยกตามสินค้า · แยกตามพนักงานขาย
• รายงานลูกหนี้คงเหลือ และรายงานอายุหนี้
• รายงานใบเสนอราคาที่ยังไม่ปิดการขาย
• รายงานกำไรขั้นต้นรายบิล

4.13 ข้อความแจ้งเตือนเฉพาะระบบขาย

บทที่ 5 · ระบบซื้อ

ระบบซื้อคือด้านกลับของระบบขาย ใช้สำหรับซื้อของเข้าร้าน ตั้งแต่สั่งซื้อ รับของเข้าคลัง ตั้งหนี้เจ้าหนี้ จนถึงจ่ายเงิน

โครงหน้าจอ ปุ่มลัด และวิธีใช้เหมือนระบบขายทุกอย่าง ต่างกันแค่คู่ค้าเป็น ผู้ขาย แทนลูกค้า และสต็อกจะเพิ่มแทนที่จะลด

5.1 สายงานเอกสารในระบบซื้อ

ใบสั่งซื้อ ──► ใบรับของ ──► ใบกำกับภาษี ──► จ่ายชำระหนี้

5.2 ใบสั่งซื้อ

ใช้ตอนไหน — สั่งของกับผู้ขาย ใช้เป็นหลักฐานว่าสั่งอะไรไว้ ราคาเท่าไร

ตัวช่วยที่มีเฉพาะหน้านี้ — ใช้แล้วสั่งของไม่พลาด

แถบปุ่มด้านบนของหน้าใบสั่งซื้อมีตัวช่วยที่หน้าอื่นไม่มี

คอลัมน์ในตาราง — อ่านให้เป็นแล้วสั่งของแม่นขึ้นมาก

ตารางของใบสั่งซื้อมีคอลัมน์ช่วยตัดสินใจมากกว่าหน้าอื่น

สถานะของใบสั่งซื้อ

5.3 ใบรับของ

ใช้ตอนไหน — ของมาถึงร้าน ตรวจนับแล้วรับเข้าคลัง

วิธีที่เร็วที่สุด — อย่าพิมพ์ใหม่ ให้เปิดใบสั่งซื้อใบนั้นแล้วกด Post : ใบรับของ ระบบจะสร้างใบรับของพร้อมรายการครบให้ทันที เหลือแค่แก้จำนวนถ้าของมาไม่ครบ

ทำตามนี้

1. เปิด ระบบซื้อ → ใบสั่งซื้อ ค้นหาใบที่ของมาถึง (F5)
2. กด Post : ใบรับของ → ตอบ Yes
3. ไปที่เมนู ใบรับของ ตรวจรายการกับของจริงที่มาถึง
4. แก้จำนวนให้ตรงกับของที่ได้รับจริง — ถ้ามาไม่ครบให้แก้เป็นจำนวนที่ได้จริง
5. ใส่ค่าขนส่งถ้ามี (ช่อง กล่อง × กล่องละ = บาท)
6. กด F9 บันทึก — สต็อกเพิ่มทันที

5.4 ใบกำกับภาษี (ซื้อ)

ใช้ตอนไหน — ได้รับใบกำกับภาษีจากผู้ขาย ใช้บันทึกภาษีซื้อเพื่อขอคืน/หักกลบภาษีขาย

ทำตามนี้

1. เปิดใบรับของที่ตรงกับใบกำกับภาษีที่ได้รับ
2. กด Post : ใบกำกับฯ
3. กรอกเลขที่ใบกำกับภาษีของผู้ขาย ในช่องอ้างอิง และตรวจวันที่ให้ตรงกับเอกสารจริง
4. ตรวจยอดและ VAT ให้ตรงกับกระดาษที่ได้รับทุกบาท
5. กด F9 บันทึก

ปุ่มเฉพาะ — Post : บัญชี GL (ส่งเข้าสมุดรายวัน) · จ่ายชำระเงิน · ยกเลิกการชำระ

5.5 จ่ายชำระหนี้

ใช้ตอนไหน — ถึงกำหนดจ่ายเงินให้ผู้ขาย

ทำตามนี้

1. เปิด ระบบซื้อ → จ่ายชำระหนี้ กด F2
2. เลือก รหัสผู้ขาย ระบบจะดึงบิลค้างจ่ายทั้งหมดของผู้ขายรายนั้นขึ้นมา
3. ติ๊กเลือกเฉพาะบิลที่จะจ่ายรอบนี้
4. เลือก ชำระโดย — เงินสด · เงินโอน · เช็ค
• เงินโอน/เช็ค ให้กรอก เลขที่ และ ธนาคาร ด้วย
5. ใส่ยอดที่จ่ายจริงในช่อง ยอดชำระ
6. กด F9 บันทึก

คอลัมน์ในตาราง

5.6 เคลมสินค้า

ใช้ตอนไหน — ของที่ซื้อมามีปัญหา ต้องส่งเคลมกับผู้ขาย เช่น ของเสีย ของไม่ตรงสเปก

ระบบจะแยกของที่ส่งเคลมออกจากสต็อกขาย ทำให้รู้ว่ามีของติดเคลมอยู่เท่าไร รอผู้ขายส่งคืนกี่ชิ้น

5.7 ใบลดหนี้ / ส่งคืนสินค้า และ ใบเพิ่มหนี้

ทั้งคู่มีผลทางภาษีซื้อ ต้องอ้างอิงใบกำกับภาษีเดิมเสมอ

5.8 ถูกหักภาษี ณ ที่จ่าย

ใช้ตอนไหน — เวลาเราขายบริการให้บริษัทอื่น แล้วเขาหักภาษี ณ ที่จ่ายไว้ก่อนจ่ายเงินให้เรา เก็บหนังสือรับรองการหักภาษีไว้ตรงนี้ เพื่อนำไปหักกลบภาษีที่ต้องจ่ายตอนสิ้นปี

5.9 ผู้ขาย

5.10 รายงานระบบซื้อ

• รายงานการสั่งซื้อตามช่วงวันที่ · แยกตามผู้ขาย · แยกตามสินค้า
• รายงานสินค้าค้างรับ (สั่งแล้วของยังไม่มา)
• รายงานเจ้าหนี้คงเหลือ และรายงานอายุหนี้
• รายงานภาษีซื้อ (ใช้ยื่น ภ.พ.30)
• รายงานเปรียบเทียบราคาซื้อจากผู้ขายแต่ละราย

บทที่ 6 · ระบบสินค้าและสต็อก

ระบบสินค้าเป็นฐานรากของทั้งโปรแกรม เพราะทุกเอกสารขายและซื้อล้วนอ้างถึงสินค้าในทะเบียนนี้ ถ้าตั้งค่าสินค้าไว้ดี งานที่เหลือจะง่ายและแม่นยำไปหมด — ราคาขายขึ้นเอง VAT คิดถูก สต็อกไม่เพี้ยน

6.1 ทะเบียนสินค้า

6.1.1 ข้อมูลพื้นฐาน

6.1.2 ราคาขาย 5 ระดับ

ChanaSoft ตั้งราคาขายได้ 5 ระดับต่อสินค้า 1 ตัว

ปุ่ม Step ราคา ใช้ตั้งราคาแบบขั้นบันได — ซื้อมากยิ่งถูก เช่น 1-9 ชิ้นราคาหนึ่ง 10 ชิ้นขึ้นไปอีกราคาหนึ่ง

6.1.3 หน่วยนับและขนาดบรรจุ — จุดที่ทำให้สต็อกแม่น

นี่คือความสามารถที่สำคัญที่สุดของระบบสินค้า สินค้า 1 ตัวขายได้หลายหน่วย แต่ตัดสต็อกหน่วยเดียว

หลักการ — เลือกหน่วยที่เล็กที่สุดเป็นหน่วยนับหลัก แล้วผูกหน่วยใหญ่เข้ากับหน่วยเล็กด้วยอัตราส่วน

ตัวอย่างสินค้าจริง

ผลที่ได้ — ขายไป 2 แพค ระบบตัดสต็อก 20 Pcs. ให้เอง · รับเข้ามา 1 ห่อ ระบบบวก 100 Pcs. ให้เอง ไม่ต้องคูณเองให้ผิดพลาด

กดปุ่ม แก้ไขหน่วยนับย่อย เพื่อเพิ่ม/แก้หน่วยและอัตราส่วน แต่ละหน่วยตั้งราคาขายแยกกันได้

6.1.4 ภาษีของสินค้า

เลือกได้ 2 แบบ — มี VAT หรือ ไม่มี VAT

6.1.5 การตั้งค่าคลัง

6.1.6 งดใช้สินค้าชั่วคราว

ปุ่ม งดใช้ชั่วคราว มุมขวาล่าง ใช้เมื่อเลิกขายสินค้าตัวนั้นแล้ว

• สินค้าจะไม่ขึ้นในหน้าต่างค้นหาตอนเปิดบิลใหม่
• แต่ประวัติเก่ายังอยู่ครบ รายงานย้อนหลังยังถูกต้อง
• ถ้าเผลอเรียกใช้ ระบบจะขึ้นข้อความ "งดใช้ชั่วคราว — สินค้ารายการนี้ถูกระงับการใช้งาน"

6.2 สินค้าคงเหลือ

ใช้ตอนไหน — ดูว่ามีของอะไรเหลือเท่าไร มูลค่ารวมเท่าไร ของไหนใกล้หมด ของไหนค้างสต็อก

คอลัมน์สำคัญ

ด้านล่างสุดบอก รวมมูลค่าสินค้าคงเหลือทั้งหมด ใช้เป็นตัวเลขสต็อกในงบการเงิน

สองมุมมองที่ต้องแยกให้ออก

ตัวกรองอื่นที่มีให้

• ดูยอดคงเหลือ ณ วันที่ — ย้อนดูว่าวันนั้นมีของเท่าไร (ใช้ตอนตรวจสอบย้อนหลัง)
• โชว์สินค้าที่ยกเลิก — รวมสินค้าที่งดใช้แล้วเข้ามาด้วย
• แสดงข้อมูลตามชนิดราคาขาย — เลือกดูมูลค่าตามราคาขายระดับใดระดับหนึ่ง
• ปรับปรุงสต็อก — แก้ยอดคงเหลือให้ตรงกับของจริงหลังตรวจนับ

6.3 สต็อกการ์ด

ใช้ตอนไหน — สินค้าตัวใดตัวหนึ่งยอดไม่ตรง อยากรู้ว่าเกิดอะไรขึ้นบ้าง

สต็อกการ์ดคือประวัติการเคลื่อนไหวของสินค้าทีละตัว เรียงตามวันที่ บอกครบว่า

ด้านล่างสรุป สินค้าคงเหลือ · จำนวนรับรวม · จำนวนจ่ายรวม ในช่วงวันที่ที่เลือก

วิธีใช้หาต้นตอปัญหา

1. ใส่รหัสสินค้าที่สงสัย
2. เลือกช่วงวันที่ให้ครอบคลุมตั้งแต่ยอดยังถูกต้อง
3. ไล่ดูทีละบรรทัดว่าบรรทัดไหนที่ยอดเริ่มผิด
4. เปิดเอกสารเลขที่นั้นขึ้นมาตรวจสอบ

6.4 สินค้าชุด

ใช้ตอนไหน — ขายของเป็นชุดที่ประกอบจากสินค้าหลายตัว เช่น ชุดเครื่องมือ ชุดของขวัญ หรือสินค้าที่ต้องประกอบก่อนขาย

วิธีตั้งค่า

1. สร้างสินค้าชุดเหมือนสินค้าปกติ (รหัส ชื่อ ราคาขาย)
2. ในตาราง ส่วนผสม/ชุด ใส่รายการสินค้าที่ประกอบเป็นชุดนี้ พร้อมจำนวน
3. ระบบจะรวม ต้นทุนมาตรฐาน ของทุกชิ้นให้เป็นต้นทุนของชุด
4. บันทึก

สิ่งที่เกิดขึ้นเวลาขาย — ขายสินค้าชุด 1 ชุด ระบบจะตัดสต็อกของส่วนประกอบทุกตัวตามจำนวนที่ตั้งไว้

6.5 ตั้งยอดยกมา

ใช้ตอนไหน — ตอนเริ่มใช้โปรแกรมครั้งแรก หรือขึ้นปีบัญชีใหม่ ต้องบอกระบบว่าแต่ละสินค้ามีของอยู่เท่าไร

ทำตามนี้

1. ตรวจนับสินค้าจริงในคลังให้ครบทุกรายการ
2. เข้า ระบบสินค้า → ตั้งยอดยกมา
3. ใส่จำนวนและต้นทุนต่อหน่วยของแต่ละสินค้า
4. บันทึก

6.6 ใบรับสินค้า และ ใบเบิกสินค้า

สองหน้าจอนี้ใช้สำหรับการเคลื่อนไหวภายใน ที่ไม่เกี่ยวกับการซื้อขายกับบุคคลภายนอก

6.7 เคสจริง · ตรวจนับสต็อกสิ้นเดือน

โจทย์ — สิ้นเดือนตรวจนับของจริง พบว่าไม่ตรงกับในระบบ

1. เข้า สินค้าคงเหลือ เลือก แสดงยอดสินค้าคงเหลือปกติ แล้วสั่งพิมพ์ออกมาเป็นใบตรวจนับ
2. เดินนับของจริงในคลัง จดตัวเลขที่นับได้ลงในใบ
3. กลับมาเทียบทีละรายการ หารายการที่ไม่ตรง
4. รายการที่ไม่ตรง เปิด สต็อกการ์ด ของสินค้าตัวนั้นดูว่าเกิดอะไรขึ้น
• ถ้าเจอว่าลืมบันทึกเอกสาร → บันทึกเอกสารย้อนหลังให้ถูกต้อง
• ถ้าหาสาเหตุไม่เจอจริง ๆ → ปรับยอดด้วยใบรับสินค้า (ของเกิน) หรือใบเบิกสินค้า (ของขาด)
5. ตรวจซ้ำอีกครั้งว่ายอดตรงแล้ว

6.8 รายงานระบบสินค้า

• รายงานสินค้าคงเหลือ (แยกตามกลุ่ม / ที่วาง / มูลค่า)
• รายงานสินค้าเคลื่อนไหว และสินค้าไม่เคลื่อนไหว (ของค้างสต็อก)
• รายงานสินค้าใกล้หมด / ต่ำกว่าจุดสั่งซื้อ
• รายงานการรับ-จ่ายสินค้าตามช่วงวันที่
• รายงานมูลค่าสต็อกสำหรับปิดงบ

บทที่ 7 · ระบบบัญชี

ข่าวดีสำหรับคนที่ไม่ได้เรียนบัญชีมา — ระบบบัญชีของ ChanaSoft ทำงานให้เองเกือบทั้งหมด เมื่อฝ่ายขายบันทึกใบกำกับภาษี หรือฝ่ายจัดซื้อบันทึกใบรับของ ระบบจะลงบัญชีให้อัตโนมัติทันที ฝ่ายบัญชีมีหน้าที่หลักคือ ตั้งค่าให้ถูกตั้งแต่แรก แล้ว ตรวจสอบ ว่าที่ระบบลงให้นั้นถูกต้อง

7.1 ผังบัญชี

ผังบัญชีคือรายชื่อบัญชีทั้งหมดของกิจการ ทุกรายการที่เกิดขึ้นต้องลงในบัญชีใดบัญชีหนึ่งในผังนี้

โครงสร้างแบบลำดับชั้น

ผังบัญชีของ ChanaSoft เป็นชั้น ๆ จากกว้างไปแคบ ดูได้จากคอลัมน์ ระดับ และการเยื้องของชื่อ

1000000000  สินทรัพย์                                  ← หมวดใหญ่
 1010000000  สินทรัพย์หมุนเวียน
  1010100000  เงินสดและเงินฝากสถาบันการเงิน
   1010101100  เงินสดและรายการเทียบเท่าเงินสด
    1010101101  เงินสด                                 ← บัญชีที่ลงรายการได้จริง
    1010101102  เช็ครับรอฝากเข้า

หมวดบัญชี 5 หมวด

ตั้งยอดยกมา

ช่อง ยอดยกมา (เดบิต) และ ยอดยกมา (เครดิต) ใช้ตอนเริ่มใช้โปรแกรมครั้งแรก เพื่อบอกระบบว่าแต่ละบัญชีมียอดตั้งต้นเท่าไร

7.2 ตั้งค่าลงบัญชีอัตโนมัติ — ตั้งครั้งเดียว ใช้ได้ทั้งปี

นี่คือหัวใจที่ทำให้ ChanaSoft ลงบัญชีเองได้ หน้าจอนี้บอกระบบว่า "เอกสารประเภทนี้ ให้ลงบัญชีตัวไหน เดบิตอะไร เครดิตอะไร"

แต่ละปุ่มคือเอกสารหนึ่งประเภท กดเข้าไปกำหนดคู่บัญชีได้

ตัวอย่างที่ระบบลงให้เมื่อบันทึกใบกำกับภาษีขาย 1,926 บาท (สินค้า 1,800 + VAT 126)

7.3 สมุดรายวัน

ใช้ตอนไหน — ดูรายการที่ระบบลงให้อัตโนมัติ และบันทึกรายการที่ระบบลงให้ไม่ได้เอง เช่น ค่าเสื่อมราคา ปรับปรุงบัญชีสิ้นงวด รายการปรับปรุงต่าง ๆ

ประเภทสมุดรายวัน

เลือกได้จากช่อง ประเภท ด้านบน

ช่องและตาราง

ช่อง Diff มุมขวาบนคือผลต่างระหว่างเดบิตกับเครดิต

แท็บ ใบสำคัญรับ / ใบสำคัญจ่าย ใช้แยกดูรายการฝั่งเงินเข้ากับเงินออก

7.4 บัญชีแยกประเภท

ใช้ตอนไหน — อยากรู้ว่าบัญชีตัวใดตัวหนึ่งเคลื่อนไหวอย่างไรบ้าง

เลือกรหัสบัญชี (เช่น เงินสด) แล้วกำหนดช่วงวันที่ ระบบจะแสดงทุกรายการที่เข้า-ออกบัญชีนั้น พร้อมยอดคงเหลือสะสม

ด้านล่างสรุป รวมเดบิต · รวมเครดิต · คงเหลือ ของช่วงที่เลือก

ตัวเลือก รายการทั้งหมด / เฉพาะเดบิต (Dr) / เฉพาะเครดิต (Cr) ใช้กรองดูเฉพาะด้านที่สนใจ

7.5 เคสจริง · ตามรอยเอกสารจากบิลขายถึงงบการเงิน

งานที่ฝ่ายบัญชีทำบ่อยที่สุดไม่ใช่การบันทึกรายการ (ระบบทำให้แล้ว) แต่คือ การตรวจสอบว่าที่ระบบลงให้นั้นถูกต้อง หัวข้อนี้เดินให้ดูจริงว่าเงินจากการขายวิ่งจากบิลไปถึงงบการเงินได้อย่างไร

ขั้นที่ 1 · เปิดสมุดรายวันดูรายการที่ระบบลงให้

เข้า ระบบบัญชี → สมุดรายวัน แล้วเลือกประเภทสมุดที่ต้องการตรวจ

หัวเอกสารบอกที่มาครบ

ปุ่ม ดู ข้างเลขที่เอกสารอ้างอิง จะพาไปเปิดเอกสารต้นทางให้ทันที

ขั้นที่ 2 · ตรวจว่ารายการดุลหรือไม่

ระบบลงให้เป็นคู่เสมอ — ในตัวอย่างนี้ เดบิต เจ้าหนี้ค้าสินค้าและบริการ 29,206.53 คู่กับ เครดิต ส่วนลดรับ 29,206.53 ยอดสองด้านเท่ากันพอดี ช่อง Diff จึงว่าง

ขั้นที่ 3 · ตามไปดูที่บัญชีแยกประเภท

เข้า บัญชีแยกประเภท ใส่รหัสบัญชีที่ต้องการตรวจ (ตัวอย่างนี้ใช้ 1010101010 เงินสด)

คอลัมน์ ที่มาเอกสาร คือหัวใจของการตรวจสอบ — บอกว่าเงินแต่ละก้อนมาจากงานอะไร

ด้านล่างสรุปยอดของช่วงที่เลือก

ยอดคงเหลือ = รวมเดบิต − รวมเครดิต ตัวเลขนี้ต้องตรงกับยอดเงินสดในมือจริง (ถ้าเป็นบัญชีเงินสด) หรือตรงกับ statement (ถ้าเป็นบัญชีธนาคาร)

ขั้นที่ 4 · ปิดท้ายที่งบทดลอง

เข้า งบการเงิน → งบทดลอง เลือกช่วงวันที่ แล้วดูว่า ยอดรวมเดบิตเท่ากับยอดรวมเครดิต

ถ้าเท่ากันแปลว่าบัญชีทั้งระบบสมดุล ออกงบดุลและงบกำไรขาดทุนต่อได้

สรุปเส้นทางของเงิน 1 ก้อน

บิลขายหน้าร้าน (POS)
   ↓  ระบบลงบัญชีให้อัตโนมัติตามที่ตั้งไว้ในหัวข้อ 7.2
สมุดรายวัน  (เดบิต เงินสด / เครดิต รายได้ + ภาษีขาย)
   ↓
บัญชีแยกประเภท  (ยอดสะสมของแต่ละบัญชี)
   ↓
งบทดลอง → งบดุล + งบกำไรขาดทุน

7.6 งบการเงิน

เมนู งบการเงิน มี 4 งบย่อย

งบทดลอง

รวมยอดเดบิต-เครดิตของทุกบัญชีในช่วงเวลาที่เลือก ยอดรวมสองด้านต้องเท่ากันเป๊ะ

ใช้เป็นด่านตรวจแรกก่อนออกงบอื่น ถ้างบทดลองไม่ดุล งบที่เหลือจะผิดหมด

งบดุล

แสดงฐานะการเงิน ณ วันใดวันหนึ่ง — สินทรัพย์ = หนี้สิน + ส่วนของเจ้าของ

ตอบคำถามว่า "ตอนนี้กิจการมีอะไรบ้าง เป็นหนี้เท่าไร เหลือเป็นของเจ้าของเท่าไร"

งบกำไรขาดทุน / อัตราส่วนทางการเงิน

แสดงผลประกอบการในช่วงเวลา — รายได้ − ค่าใช้จ่าย = กำไร(ขาดทุน)สุทธิ

พร้อมอัตราส่วนทางการเงินที่คำนวณให้ เช่น อัตรากำไรขั้นต้น อัตรากำไรสุทธิ

งบกระแสเงินสด

แสดงว่าเงินสดเข้า-ออกจากกิจกรรมอะไรบ้าง แยกเป็นกิจกรรมดำเนินงาน ลงทุน และจัดหาเงิน

7.7 ภาษี

เมนู ภาษี แยกเป็น 3 แท็บ

คอลัมน์ในรายงานภาษี

ด้านล่างสรุป จำนวนใบ · มูลค่าสินค้ารวม · ภาษีรวม ของเดือนนั้น

ปุ่มสำคัญ

ขั้นตอนปิดภาษีประจำเดือน

1. เลือกเดือนที่จะยื่น
2. เปิดแท็บ ภาษีซื้อ ตรวจว่าทุกใบมีเลขที่เอกสารจริงและวันที่ถูกต้อง
3. เปิดแท็บ ภาษีขาย ตรวจว่าเลขที่ใบกำกับภาษีเรียงต่อเนื่องไม่ขาดช่วง
4. กดออกรายงาน PDF ทั้งสองฝั่ง
5. ยอด ภาษีขาย − ภาษีซื้อ คือยอดที่ต้องนำส่ง (ถ้าติดลบคือขอคืน)
6. ยื่นแบบ ภ.พ.30 ภายในวันที่ 15 ของเดือนถัดไป

7.8 ธนาคาร

ใช้ตอนไหน — จัดการบัญชีธนาคารของกิจการ และกระทบยอดกับ statement

• บันทึกบัญชีธนาคารที่กิจการมี (แต่ละบัญชีผูกกับรหัสบัญชีในผังบัญชี)
• ดูรายการเงินเข้า-ออกของแต่ละบัญชี
• กระทบยอดธนาคาร — เทียบยอดในระบบกับ statement จริง หาสาเหตุที่ไม่ตรง (เช่น เช็คที่ยังไม่ขึ้นเงิน ค่าธรรมเนียมที่ธนาคารหักแต่ยังไม่ได้บันทึก)

7.9 ทะเบียนทรัพย์สิน

ใช้ตอนไหน — บันทึกทรัพย์สินถาวรของกิจการและคำนวณค่าเสื่อมราคาให้อัตโนมัติ เช่น รถยนต์ เครื่องจักร คอมพิวเตอร์ อาคาร

วิธีเพิ่มทรัพย์สิน — เลือกได้ 4 ทาง

ปุ่มอื่น

• คำนวณค่าเสื่อมทั้งปี — ระบบคำนวณค่าเสื่อมราคาของทุกรายการให้ พร้อมลงบัญชี
• จำหน่าย/ตัดจำหน่ายทรัพย์สิน — ขายทิ้งหรือเลิกใช้ ระบบจะคำนวณกำไร/ขาดทุนจากการจำหน่ายให้

คอลัมน์ในตาราง — รหัส · ชื่อทรัพย์สิน · หมวด · วันที่ได้มา · ต้นทุน · ค่าเสื่อมสะสม · สถานะ ด้านล่างสรุปจำนวนชิ้น ต้นทุนรวม ค่าเสื่อมสะสมรวม และมูลค่าคงเหลือ

7.10 จัดการเงินเดือน

ใช้ตอนไหน — คำนวณเงินเดือนพนักงาน หักภาษีและประกันสังคม แล้วลงบัญชีให้อัตโนมัติ

ระบบรองรับการคำนวณภาษีเงินได้บุคคลธรรมดาตามขั้นบันได และออกแบบ ภ.ง.ด.1 ได้

7.11 ปิดงวดและปิดบัญชีสิ้นปี

ปิดบัญชีงวดสิ้นเดือน

อยู่ที่ หน้าหลัก → กรอบเลือกบริษัท → ปุ่มปิดบัญชีงวดสิ้นเดือน

ทำตามนี้ทุกสิ้นเดือน

1. ตรวจว่าเอกสารของเดือนนั้นบันทึกครบทุกใบแล้ว
2. ตรวจ งบทดลอง ว่าดุล
3. ตรวจ รายงานภาษีซื้อ/ขาย และยื่น ภ.พ.30
4. ตรวจสต็อกว่าตรงกับของจริง (บทที่ 6)
5. สำรองฐานข้อมูล
6. กดปิดงวด

หลังปิดงวดแล้ว จะแก้เอกสารของเดือนนั้นไม่ได้อีก เพื่อกันตัวเลขที่ยื่นภาษีไปแล้วเปลี่ยน

ปิดบัญชีสิ้นปี

อยู่ที่ หน้าหลัก → กรอบปิดบัญชีสิ้นปี

ทำปีละครั้งหลังตรวจงบการเงินเรียบร้อย ระบบจะสรุปยอดคงเหลือทุกบัญชี แล้วยกไปเป็นยอดตั้งต้นของปีถัดไป พร้อมโอนกำไรสะสมให้

7.12 รายงานระบบบัญชี

• งบทดลอง · งบดุล · งบกำไรขาดทุน · งบกระแสเงินสด
• สมุดรายวันแต่ละเล่ม · บัญชีแยกประเภททุกบัญชี
• รายงานภาษีซื้อ · ภาษีขาย · ภาษีหัก ณ ที่จ่าย
• รายงานลูกหนี้/เจ้าหนี้คงเหลือ และรายงานอายุหนี้
• ทะเบียนทรัพย์สินและค่าเสื่อมราคา

บทที่ 8 · ระบบเสริมและการตั้งค่า

หมวดสุดท้ายรวมสองเรื่องที่ต่างกัน — ระบบงานเสริม ที่เปิดใช้เพิ่มได้ตามประเภทธุรกิจ กับ การตั้งค่า ที่กำหนดว่าโปรแกรมทั้งระบบจะทำงานอย่างไร

8.1 ระบบงานเสริม 4 ระบบ

เมนู ระบบงานซ่อม · ระบบพื้นที่เช่า · ระบบ Finance · ระบบเงินกู้ ทั้งสี่นี้เป็นระบบบนเว็บ ที่เปิดแสดงอยู่ภายในหน้าต่าง ChanaSoft ไม่ใช่หน้าจอในตัวโปรแกรมเอง

เมื่อเปิดครั้งแรกจะพบข้อความ "ยังไม่ได้ระบุ URL — กรุณากดปุ่ม 'ระบุ URL' ที่ด้านบนเพื่อเริ่มต้นใช้งาน"

วิธีเปิดใช้งาน

1. กดปุ่ม ระบุ URL ที่มุมซ้ายบน
2. ใส่ที่อยู่เว็บของระบบนั้น (ผู้จำหน่ายเป็นผู้ให้มา)
3. ระบบจะจำไว้ ครั้งต่อไปเปิดเมนูนี้จะเข้าหน้าเว็บทันที

8.2 ตั้งค่าโปรโมชั่น

แบ่งเป็น 2 ฝั่ง

แต่ละฝั่งมี 4 แท็บย่อย — กำหนดโปรโมชั่น · กำหนด Code ส่วนลด · สรุปรายงานโปรโมชั่น · สรุปรายงาน Code ส่วนลด

สร้างโปรโมชั่นใหม่ — ทำตามนี้

1. กด F2 เพิ่มโปรโมชั่นใหม่
2. ใส่ ชื่อโปรโมชั่น และ ช่วงวันที่ ที่โปรโมชั่นมีผล
3. กำหนด เงื่อนไขการรับโปรโมชั่น — ต้องซื้อเท่าไรถึงจะได้
4. กำหนด ประโยชน์ที่ได้รับ — ได้อะไร
5. เลือก สินค้าที่ร่วมรายการ
6. เลือก ลูกค้าที่ได้สิทธิ์
7. กด F9 บันทึก

เงื่อนไขการรับโปรโมชั่น

ประโยชน์ที่ได้รับ

สินค้าที่ร่วมรายการ

เลือกได้ 4 แบบจากแท็บ — สินค้า (ระบุทีละตัว) · หมวดหลัก · หมวดย่อย · Hashtag

Code ส่วนลด

แท็บ กำหนด Code ส่วนลด ใช้สร้างรหัสส่วนลดให้ลูกค้ากรอกตอนซื้อ (เช่นแจกในโซเชียล) ระบบตรวจให้เองว่าใช้ได้กี่ครั้ง หมดอายุหรือยัง และสินค้าไหนยกเว้น

ข้อความที่อาจเจอตอนใช้ Code

• "Code นี้ถูกใช้กับบิลนี้แล้ว" — ใช้ซ้ำในบิลเดียวกันไม่ได้
• "สินค้าในบิลนี้ทั้งหมดอยู่ในรายการยกเว้นของ Code ส่วนลดนี้ จึงใช้ Code ไม่ได้ค่ะ"

8.3 ตั้งค่าทั่วไป

หน้านี้รวมสวิตช์ของทั้งระบบไว้เป็นตารางปุ่ม กดปุ่มไหนก็เข้าไปตั้งค่าเรื่องนั้น

กลุ่มที่ 1 · ตั้งค่าเอกสารและภาษี

กลุ่มที่ 2 · ตั้งค่าสินค้าและสต็อก

กลุ่มที่ 3 · ตั้งค่า CRM และช่องทางออนไลน์

กลุ่มที่ 4 · ตั้งค่าอุปกรณ์และหน้าจอ

8.4 ตั้งค่าผู้ใช้งานระบบ

เพิ่มผู้ใช้ใหม่ — ทำตามนี้

1. กด เพิ่ม / แก้ไข / ลบ ผู้ใช้งาน
2. กด F2 เพิ่มผู้ใช้ใหม่
3. กรอกชื่อผู้ใช้ ชื่อจริง และรหัสผ่านตั้งต้น
4. กด F9 บันทึก
5. กลับมาที่ ตั้งค่าสิทธิการใช้งาน เพื่อกำหนดสิทธิ์ให้ผู้ใช้คนนั้น

หลักการให้สิทธิ์ที่ปลอดภัย

ภาคผนวก ก · ปุ่มลัดทั้งหมด

ตารางนี้สรุปจากการอ่านซอร์สโค้ดของ 33 หน้าจอ ที่มีปุ่มลัด ไม่ใช่การเดา แต่เป็นสิ่งที่โปรแกรมทำจริงทุกปุ่ม

ก.1 ปุ่มลัดที่ใช้ได้เกือบทุกหน้าจอ

โหมดดูเอกสาร

โหมดกรอกเอกสาร

ก.2 ปุ่มลัดแยกตามหน้าจอ

POS · บิลเงินสด

POS · รับคืนสินค้า

POS · ใบกำกับภาษีอย่างย่อ

ขาย · การ์ดลูกหนี้

ขาย · ทะเบียนลูกค้า

ขาย · รับคืนสินค้า

ขาย · ใบลดหนี้

ขาย · ใบวางบิล

ขาย · ใบสั่งขาย

ขาย · ใบสั่งซื้อ (ใบจอง)

ขาย · ใบส่งของ/ใบกำกับภาษี

ขาย · ใบเพิ่มหนี้

ขาย · ใบเสนอราคา

ขาย · ใบเสร็จรับเงิน

ซื้อ · การ์ดเจ้าหนี้

ซื้อ · จ่ายชำระหนี้

ซื้อ · ถูกหักภาษี ณ ที่จ่าย

ซื้อ · ทะเบียนผู้ขาย

ซื้อ · เคลมสินค้า

ซื้อ · ใบกำกับภาษี

ซื้อ · ใบรับของ

ซื้อ · ใบลดหนี้/ส่งคืนสินค้า

ซื้อ · ใบสั่งซื้อ

ซื้อ · ใบเพิ่มหนี้

บัญชี · ธนาคาร

บัญชี · บัญชีแยกประเภท

บัญชี · ภาษีหัก ณ ที่จ่าย

บัญชี · สมุดรายวัน

สินค้า · ทะเบียนสินค้า

สินค้า · สต็อกการ์ด

สินค้า · สินค้าชุด

สินค้า · ใบรับสินค้า

สินค้า · ใบเบิกสินค้า

ภาคผนวก ข · ข้อความแจ้งเตือน แปลว่าอะไร ต้องทำอย่างไร

รวมข้อความที่โปรแกรมขึ้นบ่อยที่สุด พร้อมคำอธิบายว่าเกิดจากอะไรและต้องแก้อย่างไร (สกัดจากซอร์สโค้ดทั้งหมด 849 ข้อความไม่ซ้ำ เลือกมาเฉพาะที่พบในหลายหน้าจอ)

ข.1 ถามยืนยันก่อนทำรายการ — อ่านให้ดีก่อนตอบ

ข.2 กรอกข้อมูลไม่ครบ

ข.3 คำเตือน — ทำต่อได้แต่ต้องระวัง

ข.4 ข้อผิดพลาดของระบบ

ข.5 ทำรายการสำเร็จ

ข.6 คำแนะนำและข้อมูลเพิ่มเติม

ข.7 ข้อความอื่น ๆ ที่พบบ่อย

ภาคผนวก ค · แก้ปัญหาที่พบบ่อย

ค.1 ตั้งค่าเครื่อง Server ให้ถูกต้อง — 3 ข้อที่ต้องทำ

ChanaSoft มีตัวตรวจสอบในตัว ถ้าเครื่อง Server ตั้งค่าไม่ครบ ระบบจะแจ้งเตือนวันละครั้ง สามข้อนี้ ไม่ใช่เรื่องเล็ก — แต่ละข้อเคยทำให้ร้านจริงเปิดโปรแกรมไม่ได้มาแล้ว

ข้อ 1 · ปิด Hibernate

คำสั่ง — เปิด Command Prompt แบบ Run as administrator แล้วพิมพ์

powercfg /h off

ทำไมต้องปิด — เครื่อง Server ที่ตื่นจาก Hibernate จะทำให้ไดรฟ์ข้อมูลกลับมาไม่ทัน SQL Server อ่านไฟล์ฐานข้อมูลไม่ได้ (OS error 21) ผลคือทุกเครื่องในร้านเปิดโปรแกรมไม่ได้พร้อมกัน

ข้อ 2 · ปิด Fast Startup

วิธีทำ — Control Panel → Power Options → Choose what the power buttons do → Change settings that are currently unavailable → เอาเครื่องหมายถูกออกจาก Turn on fast startup

(คำสั่ง powercfg /h off ในข้อ 1 จะปิด Fast Startup ให้ด้วย)

ทำไมต้องปิด — Fast Startup ทำให้การ "Shut down" ไม่ใช่การปิดเครื่องจริง เครื่องจะกลับมาพร้อมสถานะไดรฟ์ค้างจากรอบก่อน เวลามีปัญหาแล้วสั่งปิดเปิดใหม่ จะไม่หายจริง

ข้อ 3 · ตั้งบริการ SQL Server เป็น Automatic (Delayed Start)

วิธีทำ — กด Win+R พิมพ์ services.msc → หาบริการ SQL Server (MSSQLSERVER) หรือ SQL Server (SQLEXPRESS) → คลิกขวา Properties → Startup type เลือก Automatic (Delayed Start) → OK

ทำไมต้องเป็น Delayed — ถ้าตั้งเป็น Automatic ธรรมดา SQL Server จะเริ่มทำงานทันทีตอนบูต ซึ่งอาจเร็วกว่าที่ไดรฟ์ BitLocker จะปลดล็อกเสร็จ ทำให้ SQL หาไฟล์ฐานข้อมูลไม่เจอและไม่ยอมเริ่มทำงาน

ข้อเสริม · UAC

ตัวตรวจสอบจะเตือนถ้า UAC ไม่ได้เลื่อนไปล่างสุด (Never notify) เพราะตัวอัปเดตอัตโนมัติจะเด้งกล่องขออนุญาตจนพนักงานหน้าร้านกดไม่ถูก

ค.2 เปิดโปรแกรมไม่ได้

ค.3 ปัญหาระหว่างใช้งาน

ค.4 ข้อมูลหาย / ข้อมูลผิด

ค.5 กิจวัตรที่ควรทำ

ทุกวัน

• ปิดร้าน → สำรองฐานข้อมูล
• POS → ส่งเงินและตรวจยอดเงินสดในลิ้นชักกับยอดในระบบ
• ดู เรื่องเร่งด่วน ในหน้าหลัก — สินค้าใกล้หมด · ลูกหนี้ค้างชำระ · เจ้าหนี้ครบกำหนด

ทุกสัปดาห์

• ตรวจใบเสนอราคาที่ยังไม่ปิดการขาย ตามงานต่อ
• ตรวจสินค้าที่คงเหลือติดลบ

ทุกเดือน

• ตรวจนับสต็อกเทียบกับระบบ (บทที่ 6 หัวข้อ 6.7)
• ออกรายงานภาษีซื้อ-ขาย และยื่น ภ.พ.30 ภายในวันที่ 15
• ตรวจ งบทดลอง ว่าดุล
• ตรวจ บันทึกการใช้งาน ว่ามีการลบเอกสารหรือแก้ราคาผิดปกติหรือไม่
• สั่ง กระชับฐานข้อมูล ตอนไม่มีคนใช้งาน
• ปิดบัญชีงวดสิ้นเดือน

ทุกปี

• ตรวจงบการเงินกับผู้สอบบัญชี
• สำรองฐานข้อมูล แล้วเก็บแยกไว้อีกชุด
• ปิดบัญชีสิ้นปี โอนยอดยกไปปีถัดไป
• เก็บไฟล์สำรองของปีที่ปิดแล้วไว้ในที่ปลอดภัย อย่างน้อย 5 ปีตามกฎหมาย

ค.6 เมื่อไหร่ควรโทรหาผู้ดูแลระบบทันที

• ทุกเครื่องเปิดโปรแกรมไม่ได้พร้อมกัน
• ข้อมูลหายเป็นจำนวนมาก หรือยอดผิดแบบหาสาเหตุไม่เจอ
• คิดจะกด กู้คืนฐานข้อมูล (อย่ากดเอง)
• คิดจะกด ปิดบัญชีสิ้นปี ครั้งแรก
• ขึ้นข้อความที่มีคำว่า ติดต่อผู้ดูแลระบบ ซ้ำ ๆ หลายครั้ง

เวลาแจ้งปัญหา ให้บอกข้อมูลเหล่านี้เสมอ จะแก้ได้เร็วขึ้นมาก

1. เวอร์ชันโปรแกรม — อ่านจากแถบชื่อเรื่องด้านบนสุด เช่น 3.18.0132
2. ชื่อเครื่อง Server — อ่านจากแถบชื่อเรื่องเช่นกัน
3. หน้าจอที่กำลังใช้ และ ปุ่มที่กดก่อนเกิดปัญหา
4. ข้อความที่ขึ้น — ถ่ายรูปหน้าจอไว้จะดีที่สุด
5. เกิดกับเครื่องเดียวหรือทุกเครื่อง